La Importancia de una Auditoria Laboral
Una auditoría laboral es, en términos generales, un proceso de evaluación integral del estado de las relaciones laborales en una empresa, la cual abarca desde su inicio en el proceso de selección hasta la finalización de las mismas. Esta evaluación, para que surta los efectos esperados, debe ser realizado por personas externas, objetivas e independientes, cuyo objetivo será el establecer el cumplimiento del ordenamiento jurídico vigente, la identificación de posibles riesgos, contingencias y oportunidades de mejora que puedan existir en materia laboral, de seguridad social y de salud y seguridad ocupacional.
Su importancia radica en el cumplimiento de su principal objetivo: La identificación temprana de posibles fallas o deficiencias en el manejo de las relaciones laborales, las cuales, de no ser detectadas oportunamente, al ser trasladadas al plano de la inspección a cargo de las autoridades administrativas de trabajo, podrían situar al empleador en una situación riesgosa ante una eventual infracción de la ley, lo cual conllevaría la imposición de sanciones económicas significativas. No obstante, al ser identificadas a tiempo durante una auditoría laboral, es posible corregirlas a tiempo, minimizar las consecuencias o, en su caso, mitigar el impacto de un posible conflicto.
Cada fase de la relación de trabajo constituye un escenario independiente dentro del esquema total de la administración de personal y, como tal, está sujeto a regulaciones específicas que, en un momento dado, determinan obligaciones y derechos cuya observancia debe ser garantizada. De esa manera, al efectuarse una auditoría laboral, se abordan los tópicos que se consideran de puntual relevancia en cada etapa del vínculo laboral. Para efectos prácticos, el análisis de la relación laboral se sugiere dividirlo en etapas, siendo estas las siguientes:
Precontractual: Abarca el proceso de selección y contratación del personal.
Contractual: Consiste en la realización del contrato individual de trabajo y demás documentos anexos que respalden y documenten el inicio de la relación laboral.
Relación laboral: Abarca el análisis sobre la ejecución diaria de las relaciones entre trabajadores y empleador, condiciones de trabajo, la dinámica salarial y prestaciones laborales, su forma de cálculo y de pago.
Jornada de trabajo: En esta etapa, se identifican los horarios a los cuales se encuentran sujetos los trabajadores a fin de analizar si estos cumplen con los límites diarios y/o semanales determinados por el Código de Trabajo y sugerir la manera correcta y estratégica para evitar costos laborales innecesarios.
Proceso disciplinario: Consiste en el análisis sobre cómo se lleva a cabo el proceso administrativo para disciplinar a los trabajadores conforme la legislación vigente y la jurisprudencia emanada de la Corte de Constitucionalidad.
Reglamento Interior de Trabajo: Abarca un análisis exhaustivo respecto del contenido actual del reglamento que rige en la empresa, en caso de que esta cuente con uno, y se proponen áreas de mejora del mismo para un adecuado manejo de las relaciones laborales.
Terminación de la relación laboral: En esta etapa, se examinan los documentos de soporte utilizados para respaldar la finalización de la relación laboral, cualquiera que sea el motivo de terminación, incluyendo la revisión matemática y conceptos de cada una de las prestaciones laborales que se pagan a los trabajadores buscando un blindaje para la empresa.
Salud y seguridad ocupacional: Consiste en examinar los documentos que sustentan el cumplimiento de la normativa en materia de salud y seguridad ocupacional.
Con toda la información y documentación recabada, se elabora un informe por cada una de las etapas antes descritas, presentándose en él las conclusiones, recomendaciones e incidencias relevantes identificadas durante el análisis de la documentación y situaciones que se manejan en las relaciones laborales. La identificación de estos hallazgos permitirá a la empresa valorar, según su criterio, las acciones o medidas que se consideren oportunas implementar a efecto de mitigar posibles riesgos laborales.
Así pues, la realización de una auditoría laboral implica seguir una serie de pasos clave que permiten evaluar el cumplimiento de las obligaciones que existen en materia laboral y de salud y seguridad ocupacional. Algunos pasos importantes para realizar una auditoría laboral son los siguientes:
Recopilar la información y documentación de la empresa para emitir una opinión profesional sobre la situación jurídico-laboral y de seguridad social de la empresa auditada.
Definir procedimientos que deberán ser llevados a cabo para asegurar que las obligaciones laborales están siendo cumplidas.
Estudiar la normativa vigente en la empresa, con el objeto de verificar cuáles son las normas, sean legales o convencionales, que se aplican a los trabajadores de la empresa, incluyendo políticas laborales.
Verificar el grado de cumplimiento respecto a la jornada de trabajo, salarios, bonificación incentivo, descansos, permisos y licencias, horas extraordinarias, entre otros.
Generar la documentación de soporte necesaria para fortalecer la posición de la empresa ante eventuales conflictos que puedan surgir o, en su caso, los procesos de fiscalización ante la Inspección General de Trabajo.
La auditoría laboral no es obligatoria en ningún caso, pero es conveniente para evitar la imposición de sanciones, velar por el cumplimiento de requisitos para algún tipo de certificación de la empresa, facilitar la toma de decisiones, evita conflictos laborales, previene sanciones administrativas y responsabilidades patronales, así como ayuda en aquellos procesos de negociación de compraventa, fusión o absorción de empresas, entre otros, pero principalmente buscar una buena reputación de la empresa ante sus trabajadores, clientes y terceros, lo cual es vital hoy en el mundo de los negocios.
Augusto Valenzuela Herrera
Ciudad de Guatemala, 21 de mayo de 2025.
